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Die E-Rechnung ist da!

Darauf sollten Handwerksbetriebe achten

Neues Jahr, neue Regeln: Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Unternehmen sollten sich gut vorbereitet haben, um die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung zu nutzen. Wir haben die wichtigsten Aspekte noch einmal zusammengefasst.

Einfach, effizient, E-Rechnung? Wichtige FAQ zur E-Rechnungspflicht

Was ist die E-Rechnungspflicht?
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer und Freiberufler, verpflichtet, elektronische Rechnungen für B2B-Leistungen auszustellen und zu empfangen. Papier- und PDF-Rechnungen werden nicht mehr anerkannt. Die Übergangsfrist für den Versand endet 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mindestens 800.000 Euro und 2028 für alle anderen.

Gibt es Ausnahmen?
Ja, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. In bestimmten Fällen, wenn Kassensysteme keine E-Rechnung ausstellen können, darf vorübergehend eine „sonstige Rechnung“ (Papier oder PDF) ausgestellt werden, die später per E-Rechnung berichtigt wird.

Warum müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Unternehmen müssen E-Rechnungen annehmen, um ihren Anspruch auf Vorsteuerabzug nicht zu verlieren. Auch Unternehmen, die hauptsächlich Privatkunden bedienen, erhalten eventuell E-Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern.

Wie empfangen Unternehmen E-Rechnungen?
E-Rechnungen können per E-Mail (ein einfaches Postfach reicht), über Kundenportale oder andere Kanäle empfangen werden. Wichtig ist, dass die Aufbewahrung GoBD-konform erfolgt.

Was müssen Unternehmen tun, um E-Rechnungen zu versenden?
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme für den Versand von E-Rechnungen geeignet sind, was eventuell Anpassungen alter Systeme oder neue Software erfordert.

Welches Format müssen E-Rechnungen haben?
E-Rechnungen müssen den europäischen Normen (EN16931) entsprechen. In Deutschland sind XRechnung (XML) und ZUGFeRD (hybrides PDF/Datensatz-Format) gebräuchlich.

Was gilt für Dauerrechnungen, die vor der E-Rechnungspflicht ausgestellt wurden?
Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 erstellt wurden, sind von der E-Rechnungspflicht befreit, solange sich die Rechnungsdaten nicht ändern.

Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form) legen fest, welche Anforderungen Unternehmen bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten für steuerliche Zwecke beachten müssen.

Quelle: BfDI - Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Förderprogramme nutzen

Es gibt verschiedene Förderprogramme, die Handwerksbetrieben bei der Einführung von E-Rechnungen oder der Digitalisierung allgemein helfen können.

Beratung und Unterstützung durch IHKs und Handwerkskammern

Viele Industrie- und Handelskammern (IHKs) sowie Handwerkskammern bieten Förderprogramme oder Beratung für die Digitalisierung an. Hier erhalten Betriebe nicht nur wertvolle Tipps zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht, sondern auch Hinweise auf regionale oder spezifische Förderungen. Manche Kammern haben auch eigene Programme zur finanziellen Unterstützung von Digitalisierungsmaßnahmen.

Förderung durch das "Digital Jetzt"-Programm

Das "Digital Jetzt"-Programm der Bundesregierung fördert kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit Zuschüssen für digitale Transformationen, einschließlich der Einführung von E-Rechnungen und digitalen Buchhaltungsprozessen. Handwerksbetriebe können dieses Programm nutzen, um notwendige Softwarelösungen für E-Rechnungen zu finanzieren.

FAQ-Katalog der Bundesregierung zur Information

>> Weiterlesen, mehr erfahren:
Klicken Sie sich direkt durch zu den
Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025.

Förderungen für IT-Infrastruktur

Es gibt spezifische Fördermittel auf Landesebene, die kleine Betriebe bei der Anschaffung von IT-Infrastruktur unterstützen, die zur Einführung der E-Rechnung nötig ist. Diese Förderungen decken oft einen Teil der Kosten für Software, Lizenzen und auch notwendige Hardware.

Checkliste: Schritt für Schritt zur E-Rechnung

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Schritt 1: Informationssammlung und Planung
Prüfen Sie die rechtlichen Anforderungen und erstellen Sie einen Plan zur Umsetzung der E-Rechnung.

Schritt 2: Überprüfung der bestehenden Systeme
Untersuchen Sie, ob Ihre IT-Systeme für den Empfang und Versand von E-Rechnungen geeignet sind.

Schritt 3: Auswahl der passenden Software
Beraten Sie sich mit Experten und wählen Sie eine E-Rechnungssoftware, die den GoBD-Vorgaben entspricht.

Schritt 4: Schulungen und Wissensaufbau
Organisieren Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter und stellen Sie Dokumentationen zur Verfügung.

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Schritt 5: Technische Implementierung
Setzen Sie die Software um und testen Sie den Empfang und Versand von E-Rechnungen.

Schritt 6: Empfang und Versand von E-Rechnungen
Richten Sie ein zentrales Postfach für den Empfang von E-Rechnungen ein und beginnen Sie mit dem Austausch.

Schritt 7: Aufbewahrung der E-Rechnungen
Speichern Sie alle E-Rechnungen revisionssicher gemäß GoBD und erstellen Sie regelmäßige Backups.

Schritt 8: Überwachung und Optimierung
Überwachen Sie die Prozesse und passen Sie sie bei Bedarf an.

Schritt 9: Kommunikation mit Partnern
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner frühzeitig über die Umstellung auf E-Rechnungen.

Schritt 10: Regelmäßige Weiterentwicklung
Bleiben Sie über Änderungen/Software-Updates informiert und besuchen Sie Fortbildungen.

Fazit: Eine Investition in die Zukunft

Für Handwerksbetriebe ist die E-Rechnungspflicht nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern eine wertvolle Chance, die Effizienz und Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Auch wenn die Umsetzung anfangs mit Aufwand verbunden ist, lohnt sich der Schritt langfristig. Denn wer frühzeitig in die richtige Software investiert und die nötigen Anpassungen vornimmt, profitiert von einer deutlich schnelleren und fehlerfreien Rechnungsabwicklung. Dazu kommt, dass durch die Automatisierung viele manuelle Prozesse entfallen, was Zeit und Kosten spart. Nicht zuletzt erleichtert die elektronische Rechnungsstellung die Zusammenarbeit mit Partnern, da die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen gesichert ist. Und wer regelmäßig seine E-Rechnungsprozesse optimiert, bleibt immer auf dem neuesten Stand und vermeidet teure Fehler bei der Aufbewahrung und Archivierung.

Kurzum: Die E-Rechnung ist also nicht nur Pflicht, sondern auch eine Investition in die Zukunft – und sie kann einem Handwerksbetrieb dabei helfen, effizienter und wettbewerbsfähiger zu bleiben.

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